L’arrivée d’une nouvelle recrue au sein d’une entreprise est toujours un grand moment. Un mélange d’excitation et d’appréhension, aussi bien pour l'équipe que pour le petit nouveau. Or, certaines sociétés minimisent l’importance de ces premiers jours. Voici les secrets des Hapiness Managers pour bien intégrer votre nouvel arrivant, pour une collaboration durable et agréable.

Sommaire

Pourquoi bien intégrer un nouvel arrivant ?
Mes conseils pour bien intégrer un nouvel arrivant
Le livret d’accueil
La personne référente
L’aspect matériel
Briefer l"équipe
Intégrer un nouvel arrivant, pour aller plus loin…

Pourquoi bien intégrer un nouvel arrivant ?

En matière d’accueil des petits nouveaux, j’ai vu de tout au cours de ma vie professionnelle. D’un côté en tant que salariée lors de mes différents changements de postes, de l’autre en tant que chasseuse de profils techniques pour mes clients.

Si certains maîtrisent à la perfection cette intégration – j’ai été surprise de découvrir des rencontres par Google Meet très bien préparées lors du confinement –, d’autres ont un peu plus de mal.

Quand j’étais manager, j’organisais systématiquement un déjeuner avec l’équipe. Quoi de mieux que de se retrouver autour d’un bon repas pour apprendre à se connaître ? Et puis, il faut dire que j’adore manger !

J’ai aussi connu des sociétés (plusieurs fois même) où personne ne savait que j’arrivais. Aucun bureau n’avait été prévu, pas de PC commandé, pas d’adresse mail… Bref, le chômage technique dès les premiers jours ! Mais cela n’empêchait pas, en contrepartie, un accueil humain et chaleureux avec visite des bureaux et présentation à l’ensemble des employés.

Mon expérience la plus « originale » reste sans doute la fois où j’ai été intégrée à Paris au lieu de Toulouse 😅 J’ai alors dû prendre l’avion pour arriver au plus vite dans la matinée. En revanche, le kit de bienvenue, le PC et l’adresse mail étaient bien au rendez-vous. Mon chef m’a également accompagnée dans les demandes de badges qui ne peuvent être faites qu’une fois en poste.

Il est primordial de prendre conscience que cette intégration est la première impression donnée au nouveau ou à la nouvelle. Elle permet alors de donner une vision de la « culture » de la société : quand est-ce qu’on fait des pauses, quel style vestimentaire adopter, la souplesse ou non des horaires… Il ne faut donc pas la négliger !

Mes conseils pour bien intégrer un nouvel arrivant

Le livret d’accueil

Il m’est arrivé de recevoir des livrets d’accueil au cours de mes différents changements de postes. Mais je ne les ai jamais trouvés suffisamment concrets et complets, du moins pas assez spécifiques à mon poste. Or, ce que je trouve toujours compliqué dans les premiers temps, c’est de savoir où trouver les fichiers, les guides, les outils, la DSI…

Lorsque j’ai monté une agence, j’ai collecté dans un même dossier, bien classé, toutes ces informations. J’ai ainsi monté une sorte de livret d’accueil concret et pratique. Pas de blabla de RH ou de communicants !

On pouvait, par exemple, y trouver le modèle de signature mail, la structure type des mails, ainsi que les fichiers et textes de présentation de la société avec le vocabulaire utilisé et les contacts en interne.

Cette notion de vocabulaire me semble essentielle pour bien échanger avec ses collaborateurs. Et nous savons tous que la communication est clé au sein d’une entreprise. Alors, j’ai créé un fichier avec l’ensemble du jargon interne accompagné des définitions correspondantes.

Si le contenu du livret d’accueil diffère d’une entreprise à une autre, voici les principaux éléments d’accompagnement qu’on y retrouve :

Un mot de bienvenue du PDG pour renforcer le sentiment d’appartenance du nouvel employé
Une présentation de l’entreprise (histoire, valeurs, positionnement…)
Les informations pratiques comme les horaires de travail, les accès informatiques, les modèles de mail, les outils utilisés, le trombinoscope de l’entreprise…

La personne référente

En plus de ce livret d’accueil, je vous conseille également de nommer un binôme/partenaire/référent pour le nouvel arrivant. Sa mission ? Non pas former le nouvel arrivant, mais l’intégrer au groupe. Le présenter au reste des employés pour qu’il ne reste pas seul dans son coin, d’autant plus à l’heure du déjeuner.

Ce tuteur pourra également répondre aux interrogations du petit nouveau et le briefer sur la culture de l’entreprise. Une transmission des savoirs et des compétences essentielle à l’accompagnement du nouveau collaborateur. Son intégration sera ainsi grandement facilitée.

L’aspect matériel

L’aspect matériel est aussi un point important à ne surtout pas négliger. Bureau consacré, PC et téléphone doivent être prêts dès l’arrivée du nouveau ou de la nouvelle. Ainsi, il pourra découvrir les outils et ses missions le plus rapidement possible.Un kit de bienvenue sera également… le bienvenu 😝 Celui-ci pourra comprendre un Tote Bag, un mug, un carnet ou encore un stylo avec le logo de l’entreprise.

En plus de faire plaisir, ce kit permet à votre nouvelle recrue de sentir considérée. Et pour cause ! Avec des affaires au nom de votre entreprise en sa possession, l’employé aura un sentiment d’appartenance fort.

Briefer l'équipe

Hors de question que le nouveau arrive comme un cheveu sur la soupe. Pensez à prévenir vos collaborateurs de son arrivée, bien avant la date officielle. Cela peut être fait via un mail ou encore lors d’une réunion.

Et il ne suffit pas de dire : « Louise nous rejoindra lundi ». Essayez de la présenter plus en détail : ancien poste, poste qui sera occupé au sein de la société… Cette présentation doit être faite avec bienveillance. L’idée est vraiment de préparer un accueil digne de ce nom au nouvel arrivant.

Il peut alors être intéressant de mobiliser toute l’équipe afin de bâtir ensemble un parcours d’intégration. L’accueil qu’ils aimeraient recevoir à leur arrivée, leurs disponibilités pour échanger avec/former le nouveau… Bref, en déduire collectivement des bonnes pratiques pour une intégration optimale.

Intégrer un nouvel arrivant, pour aller plus loin…

Je viens de vous citer les quatre points essentiels, selon moi, pour une intégration bien préparée. Libre à vous d’aller encore plus loin en préparant un véritable planning d’intégration pour le petit nouveau ou la petite nouvelle. Cela comprendra les créneaux de formation, les rendez-vous avec le RH, la direction et le manager…

Il peut également être intéressant d’organiser des points réguliers (3 jours, 1 semaine ou 1 mois après) pour faire le bilan. Un bon moyen de juger de l’intégration de la nouvelle recrue. Le candidat pourra également poser toutes les questions qu’il aura notées au fil des jours.

L’idéal pour commencer cet échange ? Le classique « Comment ça va ? ». Un moyen d’ouvrir la discussion sur un ton bienveillant et empathique. L’objectif est de comprendre comment se sent le collaborateur, ce qui le bloque et voir ce qui pourrait être mis en place afin d’améliorer la situation.

La scène du "bonjour" dans le film Itinéraire d’un enfant gâté est très explicite à ce sujet. Il faut savoir dire « Bonjour » avec compassion, montrer que vous êtes ouvert à la discussion avec votre interlocuteur.

Cela vous évitera bien des surprises, comme le départ sous 24 h ou 48 h (du vécu !).

RH

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